Vaya por delante que realizar una buena presentación en PowerPoint es muy difícil. Muy poca gente es capaz de alcanzar el éxito cuando se apoya en esta herramienta. Es muy común encontrarse con los siguientes errores:
· Diapositivas llenas de texto
· Un orador que no para de leer diapositiva tras diapositiva
· Imágenes que vuelan
· El PowerPoint se lleva todo el protagonismo, hasta tal punto de que sustituye al orador y al mensaje
Pero, si somos buenos oradores y además podemos traer preparado de casa parte del trabajo en forma de PowerPoint… ¿porqué es entonces tan difícil concluir con éxito una presentación?
La respuesta es sencilla: porque tratamos de meterlo todo en el PowerPoint, pretendemos descargar toda nuestra responsabilidad en esta herramienta, hasta el punto de casi reducir nuestro papel a ir pasando una a una las diapositivas. Gran error.
El protagonista de la presentación no es el PowerPoint. Y además, recuerdo ésto: lo más importante a la hora de diseñar un buen PowerPoint es la simplicidad. Menos es más. Cuanto menos diapositivas y menos elementos incluyas en ellas, mucho mejor. Pocas ideas y muy claras, así facilitarás la comprensión a tus oyentes.
Cuando vayas a montar tu presentación haz lo siguiente: de entre todas las ideas, textos, fotos, vídeos y diapositivas, selecciona sólo aquéllas que crees que no son imprescindibles. Ahora elimínalas. Ya sólo te has quedado con las mejores. Enhorabuena, has conseguido una gran presentación.
ÍNDICE
3. Pocas diapositivas pero muy impactantes
6. Usa un mismo estilo en todas las diapositivas
7. Coloca una guía en el pie de página
8. No coloques tu logo en todas las dispositivas
10. Usa imágenes que aporten valor
11. Si usas gráficos, que sean muy muy simples
13. No te parapetes tras el portátil. Sal al escenario
14. Cuida tu lenguaje corporal
15. Cuida tu comunicación verbal
16. No abuses de las animaciones
18. Usa un mando a distancia para pasar las diapositivas
19. Procura evitar el puntero láser
20. Deja tiempo para interpretar la diapositiva
21. Empieza y acaba por todo lo alto
23. Reserva un turno de preguntas
24. El PowerPoint no se entrega
1. El PowerPoint es un apoyo
No No te vuelvas loco poniendo todo el foco en el PowerPoint. Lo importante, lo central, la médula espinal de tu intervención es la presentación en sí, no el formato que vas a emplear.
Primero diseña tu intervención como si no fueras a usar el PowerPoint. ¿Lo tienes? Bien, pues ahora coge todo lo que has preparado y hazte la siguiente pregunta: ¿cómo puedo usar el PowerPoint para reforzar las partes de mi intervención que quiero que impacten en mi público? Cuando tengas la respuesta ya sólo tienes que ponerte manos a la obra y diseñar las diapositivas que van a conseguir el objetivo que te has propuesto.
El PowerPoint no sustituye a tu explicación, sino que la complementa, la visualiza y la refuerza.
2. Sé breve
Lo bueno si breve, dos veces bueno. Y lo malo, si breve, no tan malo.
Pues eso, no te alargues. Si hay algo que no puedes explicar en 20 minutos -máximo 30- revisa toda tu presentación y sintetiza. Si te alargas perderás la atención del público y es posible que cometas más errores. Mejor 20 minutos bien preparados que 60 con momentos de improvisación e inseguridad.
3. Pocas diapositivas pero muy impactantes
No hay un número de diapositivas ideal y tampoco se trata de ir pasando y pasando hasta aburrir al público. Emplea las que necesites pero sólo con una condición: que impacten y aporten valor a tu presentación. Sino, ¿para qué las necesitas?
4. Intercala vídeos
El recurso al vídeo aporta mucho valor a tu presentación. Además, te permite tomar un respiro, ordenar tus ideas y tus notas, y prepararte para continuar con tu intervención.
5. Una diapositiva, una idea
Simplicidad, claridad, impacto, persuasión. ¿Cómo pretendes conseguir todo esto si llenas las diapositivas de ideas? Una diapositiva, una idea. Así de sencillo.
6. Usa un mismo estilo en todas las diapositivas
Evita mezclar diferentes fondos, colores y transiciones en las diapositivas. Es incómodo seguir una presentación en la que cada diapositiva es muy diferente a la anterior.
7. Coloca una guía en el pie de página
Evita diseñar tu presentación con muchos apartados, niveles, subniveles y clasificaciones. Tú tienes en mente el esquema de tu discurso pero la gente no.
Si aún así las circunstancias te obligan, puedes colocar en el pie de página o en un lateral una línea de tiempo a modo de guía que muestre a los oyentes en qué lugar de tu exposición se encuentran.
8. No coloques tu logo en todas las dispositivas
Recuerda, tenemos que ser simplificar. No hace falta que esté el logo de tu empresa en la cabecera o pie de página de todas las diapositivas. Ponlo bien grande en la primera y la última diapositiva, pero omítelo en el resto. No aporta nada nuevo y es un elemento extraño que genera un ruido.
9. Incluye poco texto
No hace falta poner en las diapositivas lo mismo que estás diciendo. Evita las “parrafadas”. En cada una de ellas incluye sólo alguna frase, cita o palabra impactante. Nada más.
Además, no olvides usar un tamaño de letra lo suficientemente grande como para que se lea perfectamente.
10. Usa imágenes que aporten valor
Evita usar los típicos dibujos animados o las clásicas fotos sacadas de google. Sé original.
Emplea fotos que mantengan relación con el mensaje que las acompaña y que realcen a éste. Procura que la imagen contraste bien con el fondo elegido para que el impacto sea mayor.
Según Neal Schaffer, “El 90% de toda la información transmitida al cerebro es visual y esta información se procesa 60.000 veces más rápido que el texto”. Así que ponte a ello, incluye más imágenes que texto y llegarás más, mejor y más rápido al cerebro de tus oyentes.
11. Si usas gráficos, que sean muy muy simples
Hay gente que no sabe interpretar correctamente un gráfico. Si además le presentamos uno lleno de colores, barras, líneas, puntos y texto, lo estaremos complicando aún más. Por si fuera poco, date cuenta que lo van a tener que visualizar a una distancia de varios metros.
Usa los gráficos de líneas, son los más sencillos y claros. Si usas barras o tartas no mezcles colores. Tampoco conviene incluir más de una variable por gráfico.
Recuerda lo más importante: simplicidad.
12. No leas las diapositivas
Uno de los errores típicos de toda presentación es poner un párrafo en la diapositiva y leerlo. No lo hagas. Tus oyentes ya saben leer, déjales ese trabajo a ellos. Eso sí, ya sabes, siempre poco texto.
13. No te parapetes tras el portátil. Sal al escenario
Aunque no lo creas, el ordenador no es un refugio seguro para ti. No te coloques detrás de él. Sal de tu guarida y demuestra lo que vales.
Dibuja al menos un par de zonas imaginarias en el escenario y desplázate de una a otra cada vez que cambies de diapositiva y de tema.
14. Cuida tu lenguaje corporal
Ya vimos en otro artículo que tu lenguaje corporal aporta alrededor del 55% de todo lo que transmites, por lo que céntrate especialmente en este punto. Ensaya tus movimientos delante de alguien que pueda evaluarte o grábate en vídeo.
15. Cuida tu comunicación verbal
En el mismo artículo que acabo de mencionar, decía que en torno al 38% del mensaje corresponde al tono, ritmo, intensidad de la voz… es decir, a cómo dices lo que dices. Prueba diferentes formas de decirlo y quédate con la que más crees que se adapta a tu presentación. Incluso puedes mezclar varios tonos y ritmos para hacerla aún más amena.
16. No abuses de las animaciones
Las diapositivas que aparecen volando o dando vueltas, distraen y no dan un aspecto profesional a tu presentación. No las uses.
Emplea las que tienen transiciones suaves. Quédate con un estilo y úsalo todo el tiempo de manera que mantengas una coherencia en toda tu intervención.
17. Imprime la presentación
Imprime la presentación en cartulinas tamaño cuartilla y no olvides numerarlas por si se te desordenan. Las puedes llevar en la mano, como hacen algunos presentadores de televisión.
De esta forma, tendrás el control de tu intervención, sabrás cuál va a ser la diapositiva siguiente y dispondrás de unos segundos para prepararte lo que vas a decir a continuación.
18. Usa un mando a distancia para pasar las diapositivas
Emplear un mando a distancia para pasar las diapositivas es una buena idea.
Aunque nos puede limitar un poco nuestro lenguaje corporal, ganamos mucho en movilidad. Es como cortar el cordón umbilical que nos ata a nuestro portátil. Hazlo. A partir de ahora ya no tendremos que recorrer el camino del escenario que nos separa del ordenador para pulsar la tecla que nos de paso a la siguiente dispositiva, y podremos movernos libremente a lo largo de todo el espacio disponible en la sala.
El mando lo podemos mantener en la mano, si es pequeño y no molesta, o introducirlo en el bolsillo nada más pulsar el botón de la siguiente diapositiva. En cualquier caso, mucho cuidado con jugar con él, o el público estará más pendiente de eso que de tu exposición.
19. Procura evitar el puntero láser
No te aconsejo que uses el puntero láser. Es un elemento un tanto intrusivo.
Primero porque te obliga a dedicarle una mano sólo para eso, con lo que tu lenguaje corporal se ve reducido. Segundo porque a veces no se percibe bien la luz que desprende y la gente se pierde, además de ser bastante molesto el hecho de seguir el dichoso puntito con la mirada.
Si no tienes más remedio, úsalo, pero cuanto menos mejor.
20. Deja tiempo para interpretar la diapositiva
Si la diapositiva que acabas de presentar contiene un gráfico o un mensaje de texto, el espectador no podrá asimilar lo que acabas de mostrarle y escucharte al mismo tiempo.
Deja unos pocos segundos al principio de cada diapositiva para que nadie se pierda.
21. Empieza y acaba por todo lo alto
Los comienzos y los finales de cualquier intervención son claves. Lo bueno del PowerPoint es que el propio formato nos da muchas opciones para lucirnos.
Podemos comenzar con una foto muy impactante y preguntar al público “¿qué os sugiere?”. Y a partir de esa idea, arrancar nuestra presentación.
O incluir un breve vídeo e igualmente lanzar una pregunta retórica del tipo “¿Aún seguís pensando que…?”.
Los finales suelen ser tan o más importantes que los comienzos. Es aquí donde vas a dejar tu huella. A menudo suelen concluir con una diapositiva con las ideas principales que has tratado en tu intervención. Pero también puedes incluir una foto con una frase que llame a la acción, del tipo “¿ahora… qué vais a hacer vosotros para aplicar lo que os acabo de mostrar?”.
22. Interactúa con tu público
Trata de involucrar de alguna forma a tu público, te va a aportar muchos beneficios: entretenerles, motivarles, comprobar el grado de interés en lo que dices, recoger sus dudas y sugerencias, etc.
Sírvete del contenido que incluyas en las diapositivas (texto, foto, vídeo) para conectar con ellos y lanzar preguntas del tipo: “¿Veis algo raro en esta foto?”, “porqué creéis que…”, “¿qué haríais en su situación?”, “qué conclusión sacáis de esto”, “¿os recuerda a algo?”, “¿os ha pasado lo mismo que al protagonista?”.
23. Reserva un turno de preguntas
Al margen de los 20 minutos de presentación, si el formato te lo permite abre un turno de preguntas de unos 10 minutos. Esto te permitirá recoger información muy valiosa sobre el interés mostrado por tus oyentes, lo que han entendido y lo que no, lo que ellos consideran más importante, etc. Te servirá para mejorar en tu próxima presentación.
Si no sabes la respuesta a alguna de las preguntas, dilo abiertamente, nadie espera que lo sepas todo. Proponle al que pregunta que al finalizar la charla te deje su email y respóndele por esa vía lo antes posible.
24. El PowerPoint no se entrega
Bueno, dicho así suena un poco fuerte. Tampoco es el tesoro pirata, se puede entregar, pero la idea es que siendo el PowerPoint un apoyo a lo que estás diciendo, no tiene mucho sentido entregarlo, ya que por sí solo no aporta gran cosa.
Si te lo piden puedes enviarlo a tus oyentes pero no es necesario que lo hagas a iniciativa propia.
Tu turno
Y ahora te toca a ti. ¿Qué problemas has encontrado en tus presentaciones en PowerPoint? ¿Sueles aplicar lo que te acabo de mostrar? ¿Tienes algún truco que te funciona y que no he mencionado aquí?
